Asesoría Convenio Marco

Como Trabajamos con el cliente

Postulación a Convenio Marco

Cuando prestamos una asesoría en convenio marco para una postulación, lo primero que hacemos en LBD Consulting, es verificar que el proveedor no está sujeto a ninguna restricción para venderle al estado de chile. O sea, no ha sido sancionado por prácticas anti-sindicales ni vulnerado los derechos de los trabajadores.

Estas condiciones deben haber sido materia de una fallo judicial y dentro de un plazo de los dos últimos años.

Esa información la obtenemos revisando el RUT con el cual va a participar la empresa en una licitación del convenio marco que desee postular. Esto es importante, ya que por ley, las entidades del estado no pueden adquirir bienes ni servicios de proveedores que se encuentre "Inhábil" en el portal ChileProveedores.cl . Todo esto lo consideramos al igual que ChileCompra. Quien también toma en cuenta esta situación y de existir algún problema, la oferta será desestimada. Esto implica que no se evaluará la oferta y por ende no va a poder adjudicar.

Es parte de esta etapa comunicarle a nuestro cliente la garantías y montos involucrados. Se explica en que consiste cada una y cuando procede o se debe entregar. Es importante que los proveedores estén enterados de esta información.

Análisis de Bases

Después de haber chequeado la información administrativa, nos juntamos con el cliente para explicarle las bases. Es quizás la clave de todo. Una buena interpretación de los términos de referencia nos ayudará a poder entender no solo la manera de hacer nuestra oferta, sino que también no va a ayudar a tener claridad de como va a operar el convenio durante toda la vigencia.

Aquí nosotros le informamos al proveedor las condiciones que exige ChileCompra, cuales son las categorías que participan y también los criterios de evaluación sobre los cuales se va a evaluar nuestra propuesta. Así como también ver los documentos de respaldos necesario para que nuestra oferta sea evaluada correctamente.

En otro aspecto que consideramos siempre, es el plazo para hacer preguntas dentro del foro de aclaración de bases, ya que siempre es bueno consultar directamente con la entidad licitante que nos defina mejor alguna cláusula o nos confirme alguna apreciación que podamos tener de las bases.

Ya con la absoluta certeza y claridad de las bases, pasamos al segundo punto de nuestro trabajo.

Preparación de la Propuesta

Ahora viene una etapa clave. Es el momento en el cual debemos definir el mejor mix de productos y/o servicios para nuestra oferta a la licitación de convenio marco.

En esta fase, consideramos que puntos vamos a atacar. Para eso, en la etapa de análisis de bases, ya nos dio la certeza de que manera se van a adjudicar los proveedores. Eso nos ayuda a definir con que paquete de bienes y/o servicios vamos a trabajar para quedarnos con la o las categorías de la licitación.

Esto lo definimos en conjunto con el cliente. A quién le dejamos muy claro todo los aspectos a considerar para una selección óptima para la propuesta. Nuestro cliente tiene claro, no solo lo que importa en la oferta; sino como va a ser la operatoria con todas las condiciones que imponen las bases. Ya que no basta con solo ganar la categoría deseada, sino que también es relevante que en la operatoria sea rentable.

Ya hecha la selección para el mix, pasamos a la parte de los valores a cobrar considerando las zonas geográficas u otros antecedentes que sean vitales conforme a bases. La idea es que desde el arranque del convenio, las condiciones ofertadas sean altamente beneficiosas para nuestro cliente.

Ya definida la oferta, pasamos al siguiente paso.

Ingreso de la oferta

Esta parte muchas veces se considera la más sencilla. Pero no es asi. Hay que recordar que toda la propuesta comercial va en el famoso formulario CM. Y acá hay que tener cuidado con los datos que se colocan. Si hay algún tipo de error de interpretación del formulario o hay un campo incompleto, eso puede afectar directamente a nuestras posibilidades de adjudicar.

Si bien el formulario es bastante básico, si tiene algunos detalles técnicos que se deben tener muy en cuenta. Como buscar los productos para la oferta, como ingresar esos datos y como completar las condiciones generales. Ya que suele ocurrir que hay datos ahí que se evalúan y de no ser correctamente ingresados, puede castigarnos en puntaje o dejarnos fuera de la evaluación.

tenemos en nuestra empresa gente muy capacitada y experimentada en completar este formulario. Por lo cual, generalmente le indicamos a nuestros clientes que nos permitan a nosotros completarlo. Ya que también sabemos como adjuntar los respaldos para la evaluación y como terminar de manera correcta el proceso de ingreso de oferta.

Asi como sabemos editar una oferta en caso de ser necesario, ya que muchos proveedores han perdido de participar en convenio marco por no saber como editar de manera adecuada su oferta en el portal mercadopublico.cl

Asistencia Post-Cierre recepción de Ofertas

No todo el proceso de oferta termina con ingresar los datos y enviar la propuesta a través del portal mercadopublico.cl. Ahora en esta etapa de evaluación hay que estar atentos al portal por si la entidad licitante hace una consulta de aclaración de oferta.

Esto suele ocurrir cuando ChileCompra necesita una precisión de la oferta. Ante esta consulta no hay mucho tiempo, generalmente son 72 horas para contestar. Y debe ser respondida en el foro inverso, que es una aplicativo que habilita el licitante para que podamos enviar la respuesta. Sino se hace en tiempo y forma, eso debilita bastante nuestra oferta y nos resta posibilidad de adjudicación. Por parte baja, nos va a castigar el cumplimiento de los requisitos formales. Y no debemos permitirlo.

Adjudicación y gestión de Contrato

Cuando el período de evaluación termina y la Contraloría general de la República da el visto bueno y se publica el acta de adjudicación podremos saber si nos quedamos con el convenio o no. Acá nosotros primero asistimos a nuestro cliente para el proceso de gestión de contrato. Le ayudamos a subir la información necesaria para que pueda validar su adjudicación y pueda ser de los primeros proveedores en estar en tienda.

También nos preocupamos también para atender alguna duda respecto de la adjudicación y hacer algún recurso conforme a lo que se permite y es admitido por ChileCompra y las bases. No necesariamente tiene que ver con la no adjudicación, sino que además con problemas o dudas que surjan del proceso de evaluación.

Operatoria de Convenio Marco

Cuando un proveedor resulta adjudicado y requiere asesoría para rentabilizar su adjudicación, nosotros lo apoyamos de varias maneras. Gracias a nuestra experiencia como proveedores del estado en convenio marco, conocemos todas las aristas que influyen en que la participación sea un buen negocio.

Sabemos lo que involucra una adjudicación. Selección de proveedores, gestión de logística y conocimiento normativo y de bases. No puede dejarse de lado a ninguno. Todos confluyen para dar al proveedor adjudicado en convenio marco éxito con la venta al estado.

Capacitación aplicativo BackOffice

Lo primero que hay que saber es como funciona el BackOffice de convenio marco que se habilita a todos los proveedores adjudicados en algún convenio marco. Antes de todo, nos aseguramos que el proveedor tenga asignado el rol de convenio marco, ya que sin el no va a ver el aplicativo.

Después le explicamos módulo por módulo para que sirve y cuando hay que usarlo. Antes mediante esta aplicación se hacía la carga de productos nuevos, hoy eso ya no se da más. Los nuevos convenios marcos no tiene atribuciones para agregar productos nuevos no catalogados. Sólo se pueden agregar a la paleta de productos del proveedor solamente productos que ya estén en tienda conforme a lo que dice la cláusula de "actualización de productos" de cada base.

Por ende, quizás los más complicado sea la reajustabilidad de precio y lo que más se ocupe sea la de agregar productos ya en tienda. La cláusula de reajustabilidad dependerá de cada convenio si la permite o no.

Charlas instructivas de Bases

Ya siendo parte de convenio marco, nosotros capacitamos a los proveedores sobre las bases que lo rigen, específicamente la operatoria del mismo.

Nuestro cliente va a saber como gestionar ordenes de compra, como buscar grandes compras, como colgarse de productos nuevos, como dejar sin stock o habilitar productos en tienda. También va a entender cuales las reglas generales y supletorias que rigen su convenio marco y podrá saber cuales son las sanciones y multas que puede sufrir de acuerdo a las acciones que cometa durante la vigencia.

Se le orienta como puede recurrir multas o sanciones mediante un apoyo legal permanente. Y si lo requiere podemos preparar su defensa con un equipo de profesionales que conocen muy bien la Ley de Compras.

También lo guiamos para que pueda hacer cualquier requerimiento o consulta a través de los canales oficiales de ChileCompra para obtener algún permiso, información, contacto o aclarar alguna duda puntual sobre normativa.

Grandes Compras

Nuestro cliente va a saber como participar de estos procesos de compra, saber cuales son sus características y le ayudamos a ingresar la oferta conforme a lo solicitado. Evitando así errores operativos que pueden costarle un negocio importante y muy rentable.

Datos estadisticos de la tienda ChileCompra Express

Parte de nuestra asesoría también radica en entregarle periódicamente información respecto a datos de venta, contacto de compradores u otro dato de interés de la tienda ChileCompra Express.

Si nuestros clientes quieren saber cuanto vende otro proveedor, cual es la categoría con mayor número de ordenes de compra emitidas o saber que ID es el de mayor movimiento. Toda esa información la tenemos disponible para ayudarlo a mejorar sus ventas.

La información que nosotros manejamos son reportes oficiales que tiene ChileCompra.

Generalmente mantenemos reuniones semanales o quincenales con los encargados de convenio marco de nuestros clientes para manterlos actualizados con la información y datos que necesiten.